一般社団法人日本農薬学会　電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規程

（目的）

1. この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、一般社団法人日本農薬学会（以下“当学会”という）において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

（適用範囲）

2. 本規程は、当学会の全ての会員および業務委託先の財務担当者（以下、“職員”という）に対して適用する。

（管理責任者）

3. この規程の管理責任者は、当学会理事会とする。

（電子取引の範囲）

4. 当学会における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。

1) EDI(Electronic Data Interchange)取引

2) 電子メールを利用した請求書等の授受

3) クラウドサービスに係る注文・請求書等の授受

4) クラウドサービスによる電子契約

5) 職員が立て替えるインターネットによる経費請求書等

（取引データの保存）

5. 取引先から受領した取引関係情報および取引相手に提供した取引関係情報のうち6項に定めるデータについては、保存サーバ内に10年間保存する。

（対象となるデータ）

6. 保存する電子取引関係情報は以下のとおりとする。

・見積依頼情報

・見積回答情報

・確定注文情報

・注文請け情報

・納品情報

・支払情報

（運用体制）

7. 保存する取引関係情報の管理責任者および処理責任者は以下のとおりとする。

1) 管理責任者　当学会　財務委員長

2) 処理責任者　当学会　財務委員

（訂正削除の原則禁止）

8. 保存する取引関係情報の内容について、訂正および削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）

9. 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。

・申請日

・取引伝票番号（請求書番号等）

・取引件名

・取引先名

・訂正・削除日付

・訂正・削除内容

・訂正・削除理由

・処理担当者名

1) 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。

2) 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正および削除を指示する。

3) 処理責任者は、取引関係情報の訂正および削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告

書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。

4) 「取引情報訂正・削除申請書」および「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

10. 本規定は、2025年2月17日にさかのぼって運用する。
11. 本規程は理事会の決議により変更することができる。

（附則）

本規程は、2025年4月20日から施行する。